Liczba systemów informatycznych w przedsiębiorstwach sięga dziesiątek, a często setek i tysięcy. Czy wszystkie są wykorzystywane? Czy mamy odpowiednie licencje na oprogramowanie używane w naszym przedsiębiorstwie? Czy rzeczywiście produkty zainstalowane na serwerach i komputerach PC w naszej organizacji są nam potrzebne i niezbędne do funkcjonowania?
Software Asset Management
Oprogramowanie do zarządzania licencjami
Liczba systemów informatycznych w przedsiębiorstwach sięga dziesiątek, a często setek i tysięcy. Czy wszystkie są wykorzystywane? Czy mamy odpowiednie licencje na oprogramowanie używane w naszym przedsiębiorstwie? Czy rzeczywiście produkty zainstalowane na serwerach i komputerach PC w naszej organizacji są nam potrzebne i niezbędne do funkcjonowania? Audyty przeprowadzane przez producentów oprogramowania powodują, że często dowiadujemy się o niepożądanym oprogramowaniu, które jest używane, a przynajmniej zainstalowane w naszym przedsiębiorstwie. To oznacza znaczne wydatki, które niekoniecznie zostały przewidziane w budżecie na dany rok. Samo przeprowadzenie audytu oprogramowania jest kosztowne, a w przypadku wykrycia nieprawidłowości, może zostać narażona również reputacja przedsiębiorstwa. Jeżeli audyt zostanie przeprowadzony przez ograny skarbowe – koszty i problemy mogą być jeszcze większe.
Doświadczenia klientów Flexera Software wskazują na możliwość zmniejszenia rocznych kosztów ponoszonych przez przedsiębiorstwo na zakup licencji i wsparcie serwisowe oprogramowania nawet o
25
Jak zabezpieczyć się przed takim negatywnym scenariuszem
ARDURA Consulting proponuje wykorzystanie najlepszych rozwiązań. Użycie tych narzędzi pozwala firmom na bieżąco kontrolować poziom wykorzystania posiadanych licencji, znacząco zmniejszyć czasochłonność, a tym samym i koszty zarządzania nimi.
- Daje w każdej chwili aktualną wiedzę na temat posiadanych serwerów, desktopów i przypisanych do nich licencji.
- Pozwala szybko zweryfikować stan posiadania po zmianach organizacyjnych.
- Gwarantuje zmniejszenie kosztów i ryzyka związanego z audytem licencji oprogramowania – ponieważ system na bieżąco porównuje rzeczywiste użycie licencji z danymi kontraktowymi, HR i z pochodzącymi innych źródeł.
- Minimalizuje nakłady ponoszone z tytułu nowych zakupów, gdyż pokazuje dokładne informacje, jaki sprzęt i jakie oprogramowanie posiadamy, w której wersji, przez kogo jest używane, jaki jest ich bilans w stosunku do nabytych uprawnień, jakie skutki dla tego bilansu może spowodować rozbudowa serwera, zmiana zwirtualizowanego środowiska itd.
- Pomaga w podejmowaniu decyzji odnośnie zakupów poszczególnych edycji (wersji) licencji.
Wsparcie negocjacji umów licencyjnych
Jakiego rodzaju umowę podpisać? Jak planować zakup – czy ma on dotyczyć tylko realizacji bieżących potrzeb przedsiębiorstwa, czy też dodatkowo uwzględniać dalszy rozwój środowiska IT?? Poszczególni dostawcy oprogramowania oferują różne standardy umów licencyjnych, istotnie różniące się w szczegółach pomiędzy sobą. Standardowe teksty umów liczą wiele stron, zrozumienie wszystkich zapisów nie jest łatwe i często budzi wątpliwości, jak je w praktyce interpretować. Bywa, że znaczenie poszczególnych zapisów staje się istotne dopiero po upływie dłuższego czasu od zawarcia umowy. Dzieje się tak między innymi z powodu zmian organizacyjnych zachodzących w przedsiębiorstwie. Ze względu na wymienione okoliczności, negocjowanie umów licencyjnych jest zadaniem trudnym, zarówno dla działów IT, jak i zakupów. Dobre zaplanowanie dalszego rozwoju środowiska IT wymaga szerokiej wiedzy z zakresu licencjonowania szczególnie, gdy producentom oprogramowania zależy głównie na realizacji własnych, krótkoterminowych celów sprzedażowych oraz strategicznych celów korporacji, a nie dostarczeniu produktu optymalnego z perspektywy celów i strategii klienta.
ARDURA Consulting oferuje pełne wsparcie w procesie negocjacji umów licencyjnych oraz procesów zakupowych. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu naszych ekspertów w sprzedaży i negocjowaniu umów licencyjnych wyniesionemu z pracy u dostawców oprogramowania, nasze działania charakteryzują się dużą skutecznością i gwarantują uzyskanie optymalnych warunków i zapisów.
Wsparcie audytu oprogramowania
Audyt licencji oprogramowania może okazać się dla dyrektora finansowego oraz dyrektora informatyki jednym z bardziej kłopotliwych i skutkujących nieoczekiwanymi efektami finansowymi wydarzeniem.
Wpływa na to kilka czynników:
- Niewystarczająca znajomość zasad licencjonowania – zmiany oraz różnorodność przepisów licencjonowania dla różnych produktów, nawet tego samego producenta, powodują, że korzystanie z licencji zgodnie z nabytymi uprawnieniami wymaga znacznego wysiłku organizacyjnego.
- Producenci oprogramowania bardzo często pozostawiają użytkownikowi interpretację zasad licencjonowania. Prośby o wyjaśnienie konkretnych zasad i sytuacji, jednocześnie skierowane do kilku przedstawicieli producenta oprogramowania, mogą przynieść odmienne interpretacje.
- Brak odpowiednich procedur związanych z zakupem i zarządzaniem oprogramowaniem może doprowadzić po stronie przedsiębiorstwa do powstawania zaległości w licencjonowaniu.
- Brak odpowiednich procedur związanych z zakupem i zarządzaniem oprogramowaniem może doprowadzić po stronie przedsiębiorstwa do powstawania zaległości w licencjonowaniu.
- Złożoność procedur audytowych, ich nieznajomość po stronie klienta oraz koszty związane z audytem oprogramowania, wynikające między innymi z długiego czasu trwania audytu oraz dużej liczby osób zaangażowanych w przygotowywanie dokumentów są bardzo wysokie.
Firma ARDURA Consulting oferuje pomoc w opracowaniu i wdrożeniu odpowiednich procedur związanych z zakupami i zarządzaniem licencjami oprogramowania, jak i wsparcie w przygotowaniu do audytu oprogramowania oraz asystę w trakcie jego realizacji. Usługi oferowane przez ARDURA Consulting umożliwią Państwu przeprowadzenie audytu oprogramowania w organizacji w sposób szybki i bezpieczny.
Zainteresowany współpracą!
Zapraszamy do kontaktu.
Jeśli mają Państwo pytania dotyczące oferty firmy ARDURA Consulting, zapraszamy do kontaktu.
