Co to jest wycena projektu IT (estimation) i jakie są popularne metody?

Znaczenie estymacji w zarządzaniu projektami

Mimo swojej niepewności, estymacja odgrywa ważną rolę w zarządzaniu projektami IT. Pomaga w:

• Planowaniu i harmonogramowaniu: Określeniu ram czasowych projektu i poszczególnych jego faz lub iteracji.
• Zarządzaniu zakresem: Lepszym zrozumieniu złożoności i pracochłonności poszczególnych elementów zakresu.
• Alokacji zasobów: Planowaniu dostępności członków zespołu i innych zasobów potrzebnych do realizacji zadań.
• Podejmowaniu decyzji: Ocenie wykonalności projektu, porównaniu różnych opcji i priorytetyzacji zadań o największej wartości w stosunku do wysiłku.
• Komunikacji z interesariuszami: Zarządzaniu oczekiwaniami dotyczącymi terminów i kosztów projektu.

Wyzwania związane z estymacją

Estymowanie pracy w projektach IT jest trudne ze względu na wiele czynników, takich jak: niepełne lub zmieniające się wymagania, złożoność techniczna, nieprzewidziane problemy, różnice w produktywności poszczególnych członków zespołu czy zależność od czynników zewnętrznych. Dlatego ważne jest, aby podchodzić do estymacji z pokorą, traktować je jako prognozy i regularnie je aktualizować w miarę postępu prac i zdobywania nowej wiedzy.

Popularne metody estymacji w podejściach zwinnych (Agile)

W metodykach zwinnych, gdzie nacisk kładzie się na adaptacyjność i pracę w krótkich iteracjach, stosuje się specyficzne techniki estymacji, często oparte na relatywnym szacowaniu złożoności, a nie na precyzyjnym przewidywaniu czasu:

• Story Points: Abstrakcyjna jednostka miary używana do oszacowania relatywnej złożoności, wysiłku i niepewności związanej z realizacją danego elementu backlogu (np. historyjki użytkownika). Zamiast szacować czas w godzinach, zespół porównuje zadania do siebie i przypisuje im punkty (np. używając zmodyfikowanego ciągu Fibonacciego: 1, 2, 3, 5, 8, 13…). Story Pointy pomagają w planowaniu sprintów i mierzeniu prędkości zespołu (velocity).
• Planning Poker (Poker Planistyczny): Technika zespołowej estymacji przy użyciu Story Pointów. Każdy członek zespołu wybiera kartę z wartością punktową odpowiadającą jego ocenie złożoności zadania. Karty są odkrywane jednocześnie, a różnice w ocenach są dyskutowane, aż zespół dojdzie do konsensusu. Promuje to dyskusję i wspólne zrozumienie zadania.
• T-shirt Sizing (Rozmiary koszulek): Relatywna technika estymacji, gdzie zadania są przypisywane do kategorii rozmiarowych (np. XS, S, M, L, XL) zamiast punktów. Przydatna do szybkiej, wysokopoziomowej oceny dużych elementów backlogu.
• Estymacja przez analogię: Porównywanie nowego zadania do podobnych zadań wykonanych w przeszłości i przypisywanie mu zbliżonej estymaty.

Metody estymacji w podejściach tradycyjnych

W bardziej tradycyjnych podejściach do zarządzania projektami (np. Waterfall) stosuje się często inne metody, bardziej skoncentrowane na estymacji czasu i kosztów:

• Estymacja ekspercka: Bazowanie na opinii i doświadczeniu ekspertów w danej dziedzinie.
• Estymacja parametryczna: Używanie modeli matematycznych i danych historycznych do przewidywania czasu lub kosztów na podstawie określonych parametrów projektu.
• Estymacja oddolna (Bottom-up): Dzielenie projektu na małe zadania, estymowanie każdego z nich osobno, a następnie sumowanie estymat w celu uzyskania całościowej wyceny.
• Estymacja trójpunktowa (Three-point estimation): Określenie trzech wartości dla każdego zadania: optymistycznej (O), pesymistycznej (P) i najbardziej prawdopodobnej (M), a następnie obliczenie estymaty ważonej (np. za pomocą wzoru PERT: (O + 4M + P) / 6).

Estymacja jako proces ciągły

Niezależnie od stosowanej metody, ważne jest, aby traktować estymację jako proces ciągły. W miarę postępu projektu, zdobywania nowej wiedzy i pojawiania się zmian, estymaty powinny być regularnie weryfikowane i aktualizowane. Transparentna komunikacja na temat założeń i niepewności związanych z estymacjami jest kluczowa we współpracy z interesariuszami.

Podsumowanie

Wycena projektu IT (estymacja) jest nieodzownym, choć trudnym, elementem zarządzania projektami. Pomaga w planowaniu, podejmowaniu decyzji i zarządzaniu oczekiwaniami. W podejściach zwinnych popularne są techniki relatywnej estymacji złożoności, takie jak Story Points i Planning Poker, podczas gdy w podejściach tradycyjnych częściej stosuje się metody oparte na szacowaniu czasu i kosztów. Kluczem jest traktowanie estymacji jako prognozy i ciągłe jej doskonalenie w oparciu o zdobywane doświadczenie.